App điểm danh học sinh lớp học thêm: Điểm danh xong, học phí tự tính

Bạn có một lớp 5 em, mỗi tuần dạy 3 buổi. Một tháng là 60 lượt điểm danh. Nếu bạn ghi sổ tay, tới cuối tháng bạn phải dò lại từng em xem em nào đi đủ, em nào nghỉ buổi nào. Dò xong, bạn lại phải ngồi tính tiền. Có hôm dò nhầm, bạn nhắn nhầm phụ huynh đã đóng tiền. Ngại.

Điểm danh không khó. Cái khó là sau khi điểm danh xong, bạn phải làm gì với con số đó. Nếu mỗi buổi bạn chỉ mất 10 giây điểm danh nhưng cuối tháng mất 2 tiếng để tổng hợp, thì cái bạn cần không phải là app điểm danh. Cái bạn cần là app điểm danh xong, tự tính học phí luôn.

Điểm danh thủ công: 10 giây mỗi buổi, nhưng 2 tiếng mỗi tháng

Mình từng dùng sổ tay. Mỗi buổi dạy xong, mình gạch một cái. Nghe thì nhanh. Nhưng tới cuối tháng, mình phải mở sổ, dò từng ngày, đếm từng em. Em nào nghỉ có phép thì mình ghi chú riêng. Em nào nghỉ không phép thì mình vẫn tính tiền. Rồi mình cộng lại, nhân với đơn giá.

Sau này mình chuyển sang Excel. Đỡ hơn sổ tay vì có công thức, nhưng vẫn mất công. Mỗi buổi dạy xong, mình phải mở file, tìm đúng dòng của em đó, đánh dấu. Cuối tháng, mình lọc cột, đếm số buổi, rồi nhân với đơn giá. Có tháng mình quên lưu file, mở ra thấy dữ liệu cũ. Lại phải làm lại.

Có tháng mình dò nhầm. Mình nhắn phụ huynh bé Minh: "Anh chị chuyển học phí tháng này giúp em nhé." Phụ huynh nhắn lại: "Anh chuyển hôm qua rồi mà em." Mình mở sổ ra kiểm tra lại, thì ra mình ghi bé Minh nghỉ 2 buổi, nhưng thực tế bé nghỉ có phép 1 buổi, nghỉ không phép 1 buổi. Mình tính sai số tiền.

Lỗi không nằm ở mình. Lỗi nằm ở chỗ mình dùng một công cụ chỉ để ghi, không phải để tính.

Nếu bạn cũng từng nhắc nhầm phụ huynh đã đóng tiền, xem thêm cách nhắc phụ huynh đóng học phí mà không thấy ngại.

App điểm danh nên có gì cho lớp dạy thêm?

Trên App Store với Google Play có nhiều app điểm danh. Nhưng đa số là app cho trường học, cho trung tâm lớn. Mình đã thử vài app, và rút ra mấy thứ mà một gia sư dạy nhóm nhỏ thật sự cần:

1. Điểm danh trong 1 chạm, không cần mở máy tính

Bạn đang ngồi với 5 em. Bạn không muốn mở laptop. Bạn cầm điện thoại, chạm vào tên từng em. Xong. Mất 5 giây. Nếu app bắt bạn đăng nhập, chọn lớp, chọn buổi, rồi mới điểm danh được, thì bạn sẽ bỏ. App cho gia sư phải mở ra là điểm danh được ngay.

2. Có 3 trạng thái, không phải 2

Đa số app chỉ có "có mặt" và "vắng". Nhưng lớp dạy thêm cần 3 trạng thái: có mặt, vắng có phép (không tính tiền), vắng không phép (vẫn tính tiền). Đây là chỗ mình từng tính sai. Nếu app không phân biệt được "có phép" và "không phép", bạn vẫn phải ghi chú riêng, và vẫn dễ nhầm.

Chuyện vắng có phép và không phép được nói kỹ hơn ở bài có nên thu học phí khi học sinh nghỉ buổi không.

3. Học phí tự cộng sau khi điểm danh

Đây là điểm khác biệt lớn nhất. Nếu bạn điểm danh xong, app tự cộng tiền cho em đó, thì cuối tháng bạn không phải dò nữa. Bạn mở app ra, thấy em nào còn nợ, em nào đã đóng. Bạn chỉ việc nhắc đúng người.

4. Đơn giá không đổi ngược về buổi cũ

Có tháng bạn tăng học phí từ 150k lên 180k. Nếu app tính lại toàn bộ các buổi cũ theo giá mới, bạn sẽ tính sai tiền của tháng trước. App tốt phải giữ giá tại thời điểm điểm danh. Buổi cũ tính theo giá cũ, buổi mới tính theo giá mới.

Sổ Gia Sư làm được gì cho việc điểm danh?

Mình làm Sổ Gia Sư vì mình cần đúng những thứ ở trên. App này không phải app cho trường học. Nó làm cho gia sư dạy nhóm nhỏ, dạy tại nhà hoặc chạy xe tới nhà học sinh.

Điểm danh

Bạn mở app, chọn buổi dạy hôm nay. Danh sách 5 em hiện ra. Bạn chạm vào từng em. Có 3 nút: Có mặt, Vắng có phép, Vắng không phép. Bạn chạm xong, app lưu lại. Nếu em nào vắng có phép, bạn ghi thêm lý do (ốm, nhà có việc). Lý do này sẽ hiện trong báo cáo gửi phụ huynh, nhưng không hiện học phí.

Tự tính học phí

Sau khi bạn điểm danh, app tự cộng tiền cho từng em. Em có mặt: tính tiền. Em vắng không phép: vẫn tính tiền. Em vắng có phép: không tính tiền. Bạn không cần làm gì thêm.

Mã QR đúng số tiền

Cuối tháng, bạn mở app, thấy em nào còn nợ. Bạn bấm gửi, app tạo mã VietQR đúng số tiền của em đó. Bạn gửi qua Zalo. Phụ huynh mở app ngân hàng, quét, xong. Không nhầm số tiền, không nhầm người.

Báo cáo gửi phụ huynh

Nếu bạn muốn gửi báo cáo học tập, app tạo sẵn. Báo cáo có số buổi học, số buổi vắng, lý do vắng. Không hiện học phí, không hiện tên lớp nội bộ. Bạn chỉ việc gửi.

Mẫu báo cáo cụ thể có ở bài mẫu báo cáo học tập gửi phụ huynh.

Sổ Gia Sư phù hợp với ai?

Mình không nói Sổ Gia Sư là lựa chọn duy nhất. Có nhiều app quản lý lớp dạy thêm khác trên thị trường, mỗi cái mạnh một kiểu.

Sổ Gia Sư làm một việc: điểm danh xong, học phí tự tính, gửi QR cho phụ huynh. Nó gọn, không có phân quyền trợ giảng, không chấm trắc nghiệm, không quản lý nhiều chi nhánh.

• Nếu bạn dạy nhóm 4-5 em, chỉ cần điểm danh và tính học phí: Sổ Gia Sư đủ.
• Nếu bạn dạy 10-15 em và có trợ giảng: bạn cần app có phân quyền, như ClassFast.
• Nếu bạn dạy lớp luyện thi, có bài trắc nghiệm: bạn cần app chấm được phiếu tô, như Diem danh app.
• Nếu bạn dạy nhiều lớp với mức phí khác nhau: bạn cần app tính toán chi tiết, như Check5s.

Cách nhanh nhất để biết app nào phù hợp là dùng thử với dữ liệu thật của mình.

Thử trước khi quyết định

Bạn không cần cài app ngay. Bạn có thể mở Sổ Gia Sư trên điện thoại, tạo một lớp thử với 2-3 em, điểm danh vài buổi, xem thử học phí có tự cộng đúng không. Nếu thấy hợp, bạn chuyển lớp thật qua.

Nếu bạn đang tìm app điểm danh học sinh miễn phí cho lớp dạy thêm, Sổ Gia Sư có bản miễn phí cho lớp nhỏ. Bạn có thể xem cách Sổ Gia Sư tính học phí và tạo mã QR trước khi quyết định.

Câu hỏi thường gặp

App điểm danh học sinh có miễn phí không?

Có. Sổ Gia Sư có bản miễn phí cho lớp nhỏ. Bạn có thể dùng thử trước khi nâng cấp.

App điểm danh có tự tính học phí không?

Có, nếu app đó được thiết kế cho lớp dạy thêm. Sổ Gia Sư tự cộng tiền sau khi bạn điểm danh, phân biệt rõ vắng có phép và vắng không phép.

Học sinh nghỉ có phép thì có tính tiền không?

Không. Vắng có phép (ốm, nhà có việc) được miễn phí. Vắng không phép vẫn tính tiền.

App điểm danh có gửi báo cáo cho phụ huynh không?

Sổ Gia Sư có. Báo cáo hiện số buổi học, số buổi vắng, lý do vắng. Không hiện học phí.

App điểm danh có dùng được trên điện thoại không?

Có. Sổ Gia Sư là app web/PWA, mở trên điện thoại là dùng được ngay, không cần tải từ CH Play hay App Store.

---

Bạn đang điểm danh lớp dạy thêm bằng cách nào? Sổ tay, Excel, hay đã dùng app?